OBOWIĄZEK INFORMACYJNY
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwane dalej „RODO”) informujemy, że:
WSTĘP
Zakres usług oferowanych przez Administratora oraz funkcjonalność Strony internetowej określają poszczególne Regulaminy usług świadczonych przez Administratora.
Za każdym razem, kiedy podczas korzystania z jakiejkolwiek usługi Administratora zostaniesz poproszony o podanie danych osobowych, masz prawo do odmowy ich podania. Niepodanie danych osobowych może w efekcie doprowadzić do braku możliwości skorzystania z konkretnej usługi. Przykładowo brak podania danych osobowych w procesie rekrutacji może uniemożliwić prawidłowe przeprowadzenie rekrutacji, brak podania danych osobowych w procesie meldunku do pokoju gościnnego może doprowadzić do braku możliwości skorzystania z oferowanego pokoju.
Na Stronie internetowej mogą znaleźć się linki kierujące do usług świadczonych przez odrębnych administratorów danych (np. PITax.pl). W takim przypadku przetwarzanie danych przez te podmioty odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w odrębnej dokumentacji oferowanej przez tych dostawców.
DEFINICJE
Administrator / Hospicjum – Administrator danych osobowych, którym jest Puckie Hospicjum pw. Św. Ojca Pio, 84-100 Puck, ul. Dziedzictwa Jan Pawła II 12.
Dane Osobowe – oznaczają wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, w szczególności pacjentów, ich rodzin, darczyńców, wolontariuszy, pracowników oraz współpracowników Hospicjum. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować.
Darczyńca – osoba fizyczna, która przekazuje lub zamierza przekazać darowiznę na rzecz Hospicjum, w tym za pośrednictwem formularza online, przelewu bankowego lub innej formy wsparcia finansowego lub rzeczowego.
EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
IOD – Inspektor Ochrony Danych
Pacjent – oznacza osobę fizyczną, która korzysta lub zamierza korzystać ze świadczeń zdrowotnych udzielanych przez Hospicjum, w tym w szczególności opieki paliatywnej i hospicyjnej, niezależnie od formy organizacyjnej udzielania świadczeń (opieka stacjonarna, domowa, poradnictwo ambulatoryjne). Pacjentem jest także osoba, wobec której prowadzone są działania związane z oceną stanu zdrowia, diagnostyką, leczeniem, pielęgnacją lub inną formą wsparcia medycznego i psychologicznego, realizowaną przez personel Hospicjum.
Polityka – niniejsza Polityka prywatności
Polityka cookies – Polityka stosowania plików cookie znajdująca się pod adresem https://hospitium.org/polityka-cookies/
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r.
Strona internetowa – Strona internetowa Hospicjum działająca pod adresem https://hospitium.org/
Wolontariusz – osoba fizyczna, która na podstawie porozumienia o wolontariacie wykonuje na rzecz Hospicjum świadczenia odpowiadające świadczeniu pracy, w szczególności w ramach opieki nad Pacjentami, wsparcia administracyjnego, organizacyjnego, edukacyjnego lub promocyjnego.
ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Puckie Hospicjum pw. św. Ojca Pio
ul. Dziedzictwa Jana Pawła II 12,
84-100 Puck
NIP: 587-158-86-77
REGON: 220031645
KRS 0000231110
Kontakt z Administratorem:
tel: (58) 678 03 95 wew. 10
e-mail: kontakt@hospitium.org
Administrator danych powołał Inspektora Ochrony Danych. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: iod@hospitium.org
W JAKI SPOSÓB PRZTWARZAMY DANE OSOBOWE
Sposób, cel i zakres danych które przetwarzamy zależy od usługi oferowanej przez Administratora z której aktualnie korzystasz:
Jeżeli korzystasz z naszej strony internetowej
Przeglądanie strony
Podczas, gdy przeglądasz naszą Stronę internetową możemy przetwarzać informacje w postaci:
- Plików cookie - pliki cookie to małe pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu (np. komputerze, smartfonie). Pliki te przechowują dane, które za pomocą przeglądarki internetowej przesyłane są na serwer Administratora (np. data i godzina zapytania; adres IP; rodzaj i wersja przeglądarki; rodzaj systemu operacyjnego). Zasady wykorzystywania przez Administratora plików cookie znajdziesz w Polityce cookies.
- Logów serwera - są to dane, które umożliwiają zgodnie z zasadą rozliczalności chronologiczne odtworzenie zdarzeń i działań podjętych przez Ciebie lub Administratora. Dane zawarte w logach serwera (np. data i godzina odwiedzin; logowanie na Konto) są niezbędne do zapewnienia prawidłowego działania naszych systemów informatycznych oraz ich bezpieczeństwa. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), który polega na zapewnieniu prawidłowego działania, bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz realizacji zasady rozliczalności.
Wykorzystywanie plików cookie i innych technologii śledzących (Google, Meta, TikTok)
W ramach korzystania ze strony internetowej Administrator może wykorzystywać pliki cookie oraz inne podobne technologie śledzące (np. piksele śledzące, local storage), w celu prowadzenia działań analitycznych oraz marketingowych, w tym wyświetlania spersonalizowanych reklam, mierzenia skuteczności kampanii reklamowych oraz analizowania ruchu na Stronie.
W tym celu Administrator korzysta z narzędzi udostępnianych przez podmioty trzecie, takie jak:
- Google (w tym Google Analytics, Google Ads, YouTube) – które umożliwiają analizę sposobu korzystania ze Strony, tworzenie statystyk oraz prowadzenie działań remarketingowych i personalizację reklam,
- Meta Platforms, Inc. (Facebook, Instagram) – które umożliwiają wyświetlanie reklam oraz prowadzenie kampanii remarketingowych na platformach Facebook i Instagram, m.in. za pomocą tzw. Facebook Pixel,
- TikTok (TikTok Pixel) – który umożliwia analizę skuteczności reklam oraz prowadzenie działań remarketingowych na platformie TikTok.
Informacje zbierane przez wymienione narzędzia mogą obejmować m.in.: adres IP (często w formie zanonimizowanej), dane o przeglądarce i urządzeniu, historię odwiedzin oraz aktywność na Stronie internetowej, identyfikatory plików cookie lub inne identyfikatory online. Dane te mogą być przekazywane dostawcom tych usług i przez nich przetwarzane w krajach trzecich (w szczególności w USA), przy czym dostawcy zobowiązani są do stosowania odpowiednich zabezpieczeń prawnych i technicznych.
Podstawą przetwarzania tych danych jest wyrażona przez Ciebie zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), której możesz udzielić za pośrednictwem banera cookie lub ustawień przeglądarki internetowej. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, zmieniając ustawienia plików cookie na Stronie internetowej lub w swojej przeglądarce. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Szczegółowe informacje o wykorzystywanych technologiach, celach i sposobie działania poszczególnych narzędzi znajdziesz w Polityce cookies.
Pamiętaj, że przetwarzanie danych przez Google, Meta oraz TikTok odbywa się także zgodnie z politykami prywatności tych dostawców, z którymi możesz się zapoznać na ich stronach internetowych:
- Polityka prywatności Google: https://policies.google.com/privacy?hl=pl
- Polityka prywatności Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy
- Polityka prywatności TikTok: https://www.tiktok.com/legal/privacy-policy
W celu dezaktywacji Google Analytics kliknij na podane poniżej hiperłącze, aby ściągnąć i zainstalować wtyczkę do przeglądarki:
https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=pl.
Jeżeli jesteś osobą upoważnioną do uzyskania informacji o stanie zdrowia Pacjenta
Jeżeli zgodnie z przepisami jesteś osobą upoważnioną przez Pacjenta – Twoje dane osobowe przetwarzane będą w celu udzielenia informacji o stanie zdrowia Pacjenta i weryfikacji Twojej tożsamości.
| Cel przetwarzania | Opis | Podstawa prawna |
| Udzielenie informacji o stanie zdrowia Pacjenta osobie do tego upoważnionej | Przetwarzamy dane osobowe osób wskazanych przez Pacjenta w celu umożliwienia im uzyskania informacji o stanie zdrowia Pacjenta zgodnie z zakresem udzielonego upoważnienia. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności: art. 31 ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty, ustawy o prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, ustawy o działalności leczniczej. |
| Weryfikacja tożsamości osoby upoważnionej | Przetwarzamy Twoje dane, aby potwierdzić, że jesteś osobą, której Pacjent udzielił upoważnienia do uzyskiwania informacji o jego stanie zdrowia. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa informacji i dostępu wyłącznie dla osób uprawnionych. |
| Ochrona przed ewentualnymi roszczeniami | Dane mogą być wykorzystywane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora związany z zapewnieniem możliwości obrony prawnej. |
| Ujawnianie danych odbiorcom uprawnionym | Dane mogą zostać ujawnione podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora (np. obsługa IT, usługi pocztowe, prawne, ubezpieczeniowe) oraz organom administracji publicznej uprawnionym na podstawie przepisów prawa. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie niezbędnym do realizacji powyższych celów. |
| Przechowywanie dokumentacji | Dane przechowywane są przez okres wynikający z art. 29 ust. 1 ustawy o prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej i związanej z udzielaniem informacji. |
| Ustalenie źródła danych | Dane zostały uzyskane bezpośrednio od Ciebie lub od Pacjenta, który udzielił upoważnienia. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek wykazania prawidłowości pozyskania danych. |
Odbiorcy Twoich danych osobowych
Twoje dane osobowe mogą zostać ujawnione wyłącznie podmiotom, które są do tego uprawnione na podstawie przepisów prawa lub które świadczą usługi na rzecz Administratora i są niezbędne do realizacji celów wskazanych w niniejszym rozdziale. W szczególności odbiorcami mogą być:
a. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora, w szczególności świadczące usługi: obsługi i utrzymania systemów informatycznych (np. hosting serwerów, poczty elektronicznej, serwis urządzeń technicznych, serwis oprogramowania),prawne, pocztowe i kurierskie oraz dystrybucji korespondencji, ubezpieczeniowe, inne usługi wspierające Administratora – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów określonych powyżej.
b. Organy administracji publicznej oraz inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa, w zakresie wynikającym z obowiązujących regulacji.
Okres przechowywania danych
Twoje dane osobowe będą przetwarzane i przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa, tj. zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
Źródło danych
Twoje dane osobowe zostały pozyskane: bezpośrednio od Ciebie lub od Pacjenta, który udzielił stosownego upoważnienia do udzielania informacji o swoim stanie zdrowia.
Dodatkowe informacje
Więcej informacji o zasadach udzielania informacji osobom upoważnionym do uzyskiwania danych o stanie zdrowia Pacjenta znajdziesz na stronie:
https://www.gov.pl/web/rpp/kto-moze-uzyskac-informacje-o-stanie-zdrowia-nieprzytomnego-Pacjenta
Jeżeli jesteś opiekunem prawnym Pacjenta
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu zapewnienia realizacji opieki hospicyjnej Pacjenta.
| Cel | Opis | Podstawa prawna |
| Zapewnienie realizacji opieki hospicyjnej Pacjenta | Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu prowadzenia i organizacji opieki hospicyjnej Pacjenta, w tym w szczególności kontaktu z Tobą, potwierdzenia uprawnień do reprezentowania Pacjenta oraz podejmowania działań w zakresie wynikającym z przepisów prawa. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacja obowiązków prawnych wynikających m.in. z ustawy o prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz ustawy o działalności leczniczej. |
| Weryfikacja uprawnień do reprezentowania Pacjenta | Dane są przetwarzane w celu potwierdzenia, że posiadasz umocowanie prawne do podejmowania decyzji w imieniu Pacjenta, a także aby umożliwić przekazywanie Ci informacji dotyczących spraw związanych z opieką nad Pacjentem. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu, że dane udostępniane są osobom uprawnionym. |
| Kontakt w sprawach związanych z opieką nad Pacjentem | Administrator korzysta z Twoich danych, aby utrzymywać kontakt, przekazywać informacje dotyczące stanu Pacjenta oraz podejmować ustalenia konieczne do prawidłowej realizacji świadczeń opieki hospicyjnej. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, jakim jest sprawna komunikacja w procesie opieki. |
| Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Dane mogą być wykorzystywane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z udzielaniem świadczeń opieki hospicyjnej lub zakresem Twoich uprawnień jako opiekuna prawnego. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora związany z zapewnieniem możliwości dochodzenia lub obrony swoich praw. |
Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:
a. Podmioty świadczące usługi na zlecenie Administratora, jak np. obsługa systemów informatycznych (hosting serwerów, poczty e-mail, serwis urządzeń technicznych, serwis oprogramowania), obsługa prawna, usługi pocztowe, kurierskie, dystrybucja korespondencji, ubezpieczeniowe oraz inne usługi wspomagające Administratora w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji celów określonych powyżej,
b. Uprawnione organy administracji publicznej lub upoważnione na podstawie przepisów prawa
Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres wynikający z przepisów prawa, w tym ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Jeżeli jesteś Darczyńcą
Twoje dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji zadań statutowych Hospicjum w szczególności prawidłowego wypełnienia zobowiązań wynikających z udzielonej nam darowizny, przyjęcia i ewidencji darowizny.
| Cel | Opis | Podstawa prawna |
| Realizacja zadań statutowych Hospicjum związanych z przyjęciem i ewidencją darowizny | Dane są przetwarzane w celu przyjęcia darowizny, jej ewidencjonowania oraz zapewnienia prawidłowego wypełnienia zobowiązań związanych z darowizną. Przetwarzanie obejmuje m.in. identyfikację Darczyńcy oraz prowadzenie dokumentacji darowizn. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy darowizny oraz wykonanie obowiązków wynikających z umowy darowizny. |
| Weryfikacja tożsamości Darczyńcy | Dane są wykorzystywane w celu potwierdzenia tożsamości Darczyńcy oraz wyjaśnienia informacji związanych z przekazaną darowizną, w tym jej pochodzenia i prawidłowego zaksięgowania. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy darowizny. |
| Kontakt z Darczyńcą związany z darowizną | Administrator może kontaktować się z Darczyńcą w celu przekazania podziękowania za darowiznę, przekazania zaświadczenia o darowiźnie oraz poinformowania o działaniach Hospicjum wspieranych ze środków przekazanych przez Darczyńcę. Kontakt dotyczy wyłącznie działań związanych z darowizną. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na utrzymaniu relacji z Darczyńcami oraz przekazywaniu informacji o wykorzystaniu wsparcia. |
| Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Dane mogą być wykorzystywane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z przekazaną darowizną lub jej rozliczeniem. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie przed roszczeniami. |
| Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa | Dane przetwarzane są w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z ustawy o działalności pożytku publicznego oraz z przepisów prawa podatkowego, w tym prowadzenia rozliczeń podatkowych i sporządzania dokumentów potwierdzających przyjęcie darowizny (jeśli dotyczy). | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności wynikających z ustawy o działalności pożytku publicznego oraz przepisów podatkowych. |
Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:
a. Podmioty świadczące usługi na zlecenie Administratora, jak np. obsługa systemów informatycznych (hosting serwerów, poczty e-mail, serwis urządzeń technicznych, serwis oprogramowania, CRM oraz marketing automation), obsługa księgowa, prawna, usługi pocztowe, kurierskie, dystrybucja korespondencji, ubezpieczeniowe oraz inne usługi wspomagające Administratora w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji celów określonych powyżej,
b. Banki i operatorzy płatności online;
c. Uprawnione organy administracji publicznej, np. Urząd skarbowy;
Twoje dane osobowe przetwarzane będą przez okres:
a. niezbędny do prawidłowego wykonywania Umowy darowizny w trakcie jej trwania oraz zobowiązań niezbędnych po jej zakończeniu;
b. wymagany przez odpowiednie przepisy prawa dotyczące dokumentów podatkowych i księgowych (zwykle 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym dokonano darowizny);
c. w celu ustalenia, dochodzenia lub ochrony przed ewentualnymi roszczeniami, do czasu przedawnienia tych roszczeń;
d. w zakresie działań informacyjnych i podziękowań – do momentu zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.
Jeżeli jesteś osobą reprezentującą lub kontaktową podmiotu, z którym zawarliśmy umowę
| Cel | Opis | Podstawa prawna |
| Realizacja i prawidłowe wykonanie umowy zawartej z podmiotem, który Cię wskazał | Dane są przetwarzane w celu umożliwienia prawidłowej realizacji umowy zawartej między Administratorem a podmiotem, który wskazał Cię jako osobę reprezentującą lub kontaktową. Obejmuje to m.in. prowadzenie komunikacji, przekazywanie i przyjmowanie oświadczeń woli, prowadzenie korespondencji oraz wykonywanie bieżących działań wymaganych do realizacji umowy. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora lub podmiotu trzeciego polegający na realizacji umowy oraz zapewnieniu sprawnej komunikacji. |
| Kontakt roboczy w związku z zawarciem i realizacją umowy | Dane są wykorzystywane w celu bieżącej komunikacji, w tym uzgadniania warunków współpracy, organizacji realizacji świadczeń, przekazywania informacji oraz obsługi zgłoszeń dotyczących wykonywania umowy. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prawidłowej organizacji współpracy. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Dane mogą być przetwarzane w związku z koniecznością dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z realizacji umowy lub z czynności związanych z jej wykonaniem. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie przed roszczeniami. |
| Wypełnienie obowiązków prawnych związanych z dokumentacją i rozliczeniami | Dane mogą być przetwarzane, gdy jest to niezbędne do spełnienia obowiązków nałożonych na Administratora, w szczególności wynikających z przepisów prawa podatkowego, rachunkowego i finansowego (np. fakturowanie, prowadzenie dokumentacji księgowej). | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze, w szczególności wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych. |
W ramach realizacji wskazanych powyżej celów będziemy przetwarzać dane umożliwiające identyfikację oraz dane kontaktowe wskazane w Umowie.
Odbiorcami Twoich danych osobowych będą:
a. Podmioty świadczące usługi na zlecenie Administratora, jak np. obsługa systemów informatycznych (hosting serwerów, poczty e-mail, serwis urządzeń technicznych, serwis oprogramowania), obsługa księgowa, prawna, usługi pocztowe, kurierskie, ubezpieczeniowe oraz inne usługi wspomagające w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji celów określonych powyżej,
b. Organy administracji państwowej na mocy obowiązujących przepisów prawa, np. Urząd skarbowy, KAS, ZUS, Sądy, Policja, Prokuratura lub inne uprawnione organy.
Twoje dane osobowe przetwarzane będą przez okres:
a. niezbędny do prawidłowego wykonywania Umowy w trakcie jej trwania oraz zobowiązań po jej zakończeniu;
b. wymagany przez odpowiednie przepisy prawa dotyczące dokumentów podatkowych i księgowych;
c. do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Twoje dane osobowe otrzymaliśmy od naszego kontrahenta, który wskazał Ciebie jako osobę uprawnioną do reprezentacji lub kontaktów w jego imieniu.
Jeżeli kontaktujesz się z nami w sprawie uzyskania informacji, złożenia wniosku lub reklamacji
W tym celu przetwarzane będą dane niezbędne do udzielania odpowiedzi na zadawane nam pytania, zgłaszane wnioski lub reklamacje. Zakres przetwarzanych danych zależy od przesłanego zapytania i może to być w szczególności: wskazana forma kontaktu (adres korespondencyjny, numer telefonu, e-mail, wybrany komunikator), imię, nazwisko, zakres usług, historia zakupów, historia darowizn, treść zapytania lub wniosku.
| Cel | Opis | Podstawa prawna |
| Udzielenie odpowiedzi na zapytanie, wniosek lub reklamację | Dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na pytania, rozpatrzenia przesłanych wniosków lub reklamacji, a także prowadzenia komunikacji w zakresie, którego dotyczy kontakt. Zakres danych zależy od treści przesłanego zapytania i może obejmować m.in.: imię, nazwisko, dane kontaktowe (telefon, e-mail, adres korespondencyjny, komunikator), historię zakupów, historię darowizn, zakres korzystanych usług oraz treść zapytania. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i udzielaniu odpowiedzi w zakresie zgłoszeń kierowanych przez osoby kontaktujące się. |
| Zapewnienie możliwości komunikacji wybranym kanałem | Przetwarzanie danych jest niezbędne, aby umożliwić kontakt za pośrednictwem wskazanego sposobu komunikacji, w tym prowadzenie korespondencji, przyjmowanie i przekazywanie oświadczeń woli oraz dokumentowanie przebiegu kontaktu. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu sprawnej obsługi zapytań i kontaktu z osobami zgłaszającymi się do Administratora. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Dane mogą być wykorzystywane w celu ochrony przed roszczeniami, a także ustalenia lub dochodzenia roszczeń związanych z procesem obsługi zgłoszeń, udzielaniem odpowiedzi czy realizacją reklamacji. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie swoich praw. |
| Wypełnienie obowiązków prawnych związanych z rozpatrywaniem wniosków lub reklamacji | Jeżeli z treści zgłoszenia lub obowiązujących przepisów wynika obowiązek prawny po stronie Administratora, dane mogą być przetwarzane w celu jego realizacji (np. w zakresie dokumentacji, rozpatrywania reklamacji konsumenckich, obowiązków ustawowych). | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. |
We wskazanym powyżej celu będziemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe.
Odbiorcami Twoich danych osobowych będą:
a. Podmioty świadczące usługi na zlecenie Administratora, jak np. obsługa systemów informatycznych (hosting serwerów, poczty e-mail, serwis urządzeń technicznych, serwis oprogramowania), obsługa księgowa, prawna, usługi pocztowe, kurierskie, ubezpieczeniowe oraz inne usługi wspomagające w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji celów określonych powyżej,
b. Organy administracji państwowej na mocy obowiązujących przepisów prawa, np. Urząd skarbowy, KAS, ZUS, Sądy, Policja, Prokuratura lub inne uprawnione organy.
Okres przetwarzania
Twoje dane osobowe przetwarzane będą przez okres:
a. niezbędny do prawidłowego udzielenia odpowiedzi na złożone przez Ciebie wnioski, zapytania, reklamacje
b. wymagany przez odpowiednie przepisy prawa;
c. do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Jeżeli jesteś Wolontariuszem
Twoje dane osobowe przetwarzane będą w celu podjęcia działań niezbędnych przed zawarciem Umowy o wolontariacie, prawidłowego wykonania i realizacji łączącej strony Umowy o wolontariacie oraz wynikających z niej uprawnień i zobowiązań.
| Cel | Opis | Podstawa prawna |
| Podjęcie działań niezbędnych przed zawarciem Umowy o wolontariacie | Dane są przetwarzane w celu przeprowadzenia czynności poprzedzających zawarcie Umowy o wolontariacie, w tym weryfikacji tożsamości, kwalifikacji oraz informacji niezbędnych do oceny możliwości nawiązania współpracy jako Wolontariusz. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań niezbędnych do zawarcia Umowy o wolontariacie. |
| Realizacja i prawidłowe wykonanie Umowy o wolontariacie | Dane są przetwarzane w celu wykonywania praw i obowiązków wynikających z Umowy o wolontariacie, w tym organizacji zadań, komunikacji, potwierdzania obecności, rozliczania kosztów oraz zapewnienia bieżącej współpracy z Wolontariuszem. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie Umowy o wolontariacie. |
| Bieżąca komunikacja oraz przekazywanie informacji dotyczących wolontariatu | Przetwarzanie obejmuje kontakt telefoniczny, mailowy lub za pośrednictwem innych narzędzi komunikacji w celu uzgodnienia działań, harmonogramu, zmian organizacyjnych lub przekazywania informacji związanych z wolontariatem. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu sprawnej organizacji wolontariatu. |
| Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia | Dane mogą być przetwarzane w celu ochrony mienia oraz zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, wolontariuszy i innych osób, m.in. poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego, monitoringu systemów informatycznych, kontroli dostępu lub analizę logów poczty elektronicznej (jeśli dotyczy). | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora związany z zapewnieniem bezpieczeństwa. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Dane mogą być wykorzystywane do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z realizacją Umowy o wolontariacie lub działaniami Wolontariusza. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie swoich praw. |
| Realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze | Dane są przetwarzane w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności w obszarze prawa podatkowego (np. rozliczenia kosztów, świadczeń lub ekwiwalentów – jeśli dotyczy). | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze, w szczególności wynikający z przepisów podatkowych. |
Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:
a. podmioty świadczące usługi na zlecenie Administratora, jak np. obsługa systemów informatycznych (hosting serwerów, poczty e-mail, serwis urządzeń technicznych, serwis oprogramowania, CRM oraz marketing automation), obsługa księgowa, prawna, usługi pocztowe, kurierskie, ubezpieczeniowe oraz inne usługi wspomagające Administratora w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji celów określonych powyżej;
b. Banki i operatorzy płatności;
c. Klienci i Kontrahenci Administratora w związku z wykonywaniem obowiązków wynikających z Umowy;
Twoje dane osobowe przetwarzane będą przez okres:
a. niezbędny do prawidłowego wykonywania Umowy w trakcie jej trwania oraz zobowiązań niezbędnych po jej zakończeniu;
b. wymagany przez odpowiednie przepisy prawa dotyczące dokumentów podatkowych i księgowych;
c. w celu ustalenia, dochodzenia lub ochrony przed ewentualnymi roszczeniami, do czasu przedawnienia tych roszczeń;
d. nagrania z monitoringu przechowywane są przez okres do 30 dni, następnie są automatycznie nadpisywane;
e. jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, dane osobowe przetwarzane będą najpóźniej do momentu cofnięcia tej zgody;
Jeżeli korzystasz z pokoju gościnnego
Twoje dane osobowe przetwarzane będą w celu podjęcia działań niezbędnych przed zawarciem Umowy najmu/użyczenia pokoju gościnnego, prawidłowego wykonania i realizacji łączącej strony Umowy oraz wynikających z niej uprawnień i zobowiązań.
| Cel | Opis | Podstawa prawna |
| Podjęcie działań niezbędnych przed zawarciem Umowy najmu/użyczenia pokoju gościnnego | Dane są przetwarzane w celu przeprowadzenia czynności poprzedzających zawarcie umowy, w tym oceny możliwości zawarcia umowy, weryfikacji tożsamości oraz ustalenia danych niezbędnych do przygotowania i podpisania umowy. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz wykonanie obowiązków wynikających z umowy. |
| Realizacja i prawidłowe wykonanie Umowy najmu/użyczenia pokoju gościnnego | Dane są wykorzystywane w celu realizacji praw i obowiązków wynikających z umowy, w tym obsługi rezerwacji, rozliczeń, kontaktu i potwierdzania uprawnień do korzystania z pokoju gościnnego. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy. |
| Weryfikacja tożsamości osoby korzystającej z pokoju | Dane mogą być przetwarzane w celu potwierdzenia tożsamości, m.in. na podstawie dokumentu tożsamości, w celu zapewnienia bezpieczeństwa pobytu i prawidłowego wykonania umowy. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowej identyfikacji osób korzystających z pomieszczeń. |
| Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia | Dane przetwarzane są w celu ochrony mienia Administratora oraz bezpieczeństwa osób przebywających na terenie placówki, m.in. poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego lub innych środków zabezpieczeń. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora związany z bezpieczeństwem osób i mienia. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Dane mogą być wykorzystywane w celu ochrony przed roszczeniami lub w procesie ustalania i dochodzenia roszczeń związanych z wykonaniem umowy lub korzystaniem z pokoju gościnnego. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie swoich praw. |
| Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa | Dane mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności w obszarze podatków i rachunkowości (np. prowadzenia rozliczeń i dokumentacji). | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny cią |
Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty świadczące usługi na zlecenie Administratora, jak np. obsługa systemów informatycznych (hosting serwerów, poczty e-mail, serwis urządzeń technicznych, serwis oprogramowania), obsługa księgowa, prawna, usługi pocztowe, kurierskie, ubezpieczeniowe oraz inne usługi wspomagające Administratora w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji celów określonych powyżej,
Dane osobowe przetwarzane będą przez okres:
a. niezbędny do prawidłowego wykonywania Umowy w trakcie jej trwania oraz zobowiązań niezbędnych po jej zakończeniu;
b. wymagany przez odpowiednie przepisy prawa dotyczące dokumentów podatkowych i księgowych;
c. w celu ustalenia, dochodzenia lub ochrony przed ewentualnymi roszczeniami, do czasu przedawnienia tych roszczeń;
d. nagrania z monitoringu przechowywane są przez okres do 30 dni, następnie są automatycznie nadpisywane;
e. jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, dane osobowe przetwarzane będą najpóźniej do momentu cofnięcia tej zgody;
Podanie danych osobowych jest niezbędne w realizacji Umowy. Niepodanie wymaganych danych osobowych skutkować będzie brakiem możliwości skorzystania z pokoju gościnnego.
Jeżeli korzystasz z naszych mediów społecznościowych
Administrator prowadzi profile i tzw. fanpage na następujących portalach:
- YouTube
- TikTok
Jeżeli odwiedzasz te profile lub fanpage, korzystasz z udostępnionych przez ww. portale komunikatorów i zawartych na nich informacji, wówczas Administrator przetwarza dane osobowe, które mogą być dostępne i które, także sam udostępniasz za pomocą tych mediów społecznościowych: m.in. imię, nazwisko, pseudonim, adres e-mail, informacje zawarte na profilu na portalu społecznościowym, zdjęcie.
| Cel | Opis | Podstawa prawna |
| Udzielanie odpowiedzi na prywatne wiadomości | Dane są wykorzystywane w celu odpowiadania na pytania kierowane do Administratora poprzez komunikatory danego portalu społecznościowego. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji z użytkownikami. |
| Prowadzenie dyskusji w komentarzach | Dane udostępnione w komentarzach są przetwarzane w celu prowadzenia rozmów, moderowania treści oraz reagowania na wpisy użytkowników. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – interes Administratora polegający na moderowaniu treści i prowadzeniu interakcji. |
| Udostępnianie postów osobom obserwującym profile | Dane są przetwarzane w celu publikowania i wyświetlania treści Administratora osobom, które obserwują jego profile na portalach społecznościowych. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – interes Administratora polegający na informowaniu o działalności i promowaniu jego aktywności. |
| Tworzenie i budowanie relacji w mediach społecznościowych | Dane mogą być wykorzystywane w celu rozwijania społeczności wokół profili Administratora, angażowania użytkowników oraz informowania o działaniach i inicjatywach Hospicjum. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora w budowaniu relacji z odbiorcami. |
| Prowadzenie konkursów poprzez media społecznościowe | Jeżeli Administrator organizuje konkursy na portalach społecznościowych, dane uczestników są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia konkursu zgodnie z regulaminem. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – interes Administratora polegający na organizacji konkursów i aktywizacji użytkowników; dodatkowo regulamin konkursu stanowi podstawę przetwarzania. |
Jednocześnie Administrator informuje, iż podczas korzystania z Profili, również operatorzy portali społecznościowych przetwarzają Twoje dane osobowe we własnych celach i zakresie, który nie jest objęty niniejszą Polityką. Cel i zakres przetwarzania danych osobowych przez operatorów portali społecznościowych opisany jest szczegółowo w politykach prywatności ww. portali społecznościowych, dostępnych na ich stronach internetowych.
Zawsze możesz usunąć swoje komentarze umieszczone pod naszymi postami, przestać nas obserwować lub zrezygnować z posiadania konta na ww. portalach społecznościowych.
Jeżeli jesteś osobą kandydującą do pracy
Twoje dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji, w przypadku wyrażenia zgody w celu przeprowadzenia przyszłych procesów rekrutacji oraz czynności zmierzających do zawarcia Umowy o pracę.
| Cel | Opis | Podstawa prawna |
| Przeprowadzenie procesu rekrutacji i podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy | Dane są przetwarzane w celu prawidłowego przebiegu procesu rekrutacyjnego, w tym analizy dokumentów rekrutacyjnych, weryfikacji kwalifikacji, przeprowadzania rozmów rekrutacyjnych oraz podejmowania czynności poprzedzających zawarcie umowy o pracę lub innej umowy o współpracy. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do podjęcia działań przed zawarciem umowy. |
| Kontakt z kandydatem w celach związanych z rekrutacją | Dane kontaktowe są wykorzystywane w celu prowadzenia komunikacji związanej z rekrutacją (np. zaproszenia na rozmowę, przekazywanie informacji dotyczących procesu). | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do realizacji procesu rekrutacji; w przypadku danych kontaktowych nieobjętych Kodeksem pracy (np. prywatny e-mail, numer telefonu) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda kandydata. |
| Archiwizacja dokumentów rekrutacyjnych do przyszłych rekrutacji | Jeżeli kandydat wyrazi zgodę, jego dokumenty aplikacyjne mogą być przechowywane w celu przyszłych procesów rekrutacyjnych. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda kandydata na udział w przyszłych rekrutacjach. |
| Wykonywanie obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa | Dane są przetwarzane w zakresie wymaganym przepisami prawa pracy, przepisami podatkowymi oraz innymi regulacjami dotyczącymi zatrudnienia, w tym dokumentowania przebiegu rekrutacji, prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz zapewnienia zgodności z obowiązkami ustawowymi. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy; Art. 9 ust. 2 lit. b RODO – przetwarzanie danych szczególnych kategorii w zakresie prawa pracy i zabezpieczenia społecznego. |
| Ochrona przed roszczeniami oraz zapewnienie bezpieczeństwa | Dane mogą być wykorzystywane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji, a także w celu zapewnienia bezpieczeństwa mienia oraz ochrony informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Administratora na szkodę. Przetwarzanie obejmuje również dane przetwarzane w ramach monitoringu wizyjnego lub bezpieczeństwa IT, jeżeli kandydat znajduje się na terenie obiektu Administratora. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie praw oraz bezpieczeństwa osób i mienia. |
| Przetwarzanie danych dobrowolnie podanych w aplikacji, wykraczających poza Kodeks pracy | Jeżeli kandydat zamieszcza w dokumentach rekrutacyjnych dane, których pracodawca nie ma prawa wymagać (np. zdjęcie, zainteresowania, dane wrażliwe) – przetwarzanie odbywa się wyłącznie na podstawie zgody kandydata. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda kandydata; w przypadku danych szczególnych kategorii – art. 9 ust. 2 lit. b RODO (przetwarzanie w zakresie prawa pracy) lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO – wyraźna zgoda. |
Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:
a. podmioty świadczące usługi na zlecenie Administratora, jak np. obsługa systemów informatycznych (hosting serwerów, poczty e-mail, serwis urządzeń technicznych, serwis oprogramowania), obsługa księgowa, prawna, usługi pocztowe oraz inne usługi wspomagające Administratora w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji celów określonych powyżej,
b. podmioty współpracujące z Administratorem pełniące zadania z zakresu medycyny pracy,
Twoje dane osobowe przetwarzane będą przez okres:
a. niezbędny do prawidłowego przeprowadzenia procesu rekrutacji;
b. w przypadku pozytywnej odpowiedzi na aplikację dane osobowe przetwarzane będą do momentu zakończenia procesu zmierzającego do zawarcia umowy o pracę. W momencie zawarcia umowy zostaną Państwu przekazane informacje o przetwarzaniu Państwa danych w związku z wykonywaniem umowy o pracę
c. jeżeli wyraziłeś zgodę na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacji nie dłużej niż przez okres dwóch lat;
d. w przypadku negatywnej odpowiedzi dane osobowe zostaną zarchiwizowane i będą dalej przetwarzane jedynie w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami, do czasu przedawnienia roszczeń;
Jeżeli jesteś osobą uczestniczącą w szkoleniach, Areopagach Etycznych i wydarzeniach edukacyjnych organizowanych przez Hospicjum
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu organizacji i realizacji szkolenia.
| Cel | Opis | Podstawa prawna |
| Rejestracja i organizacja uczestnictwa w szkoleniu | Dane są przetwarzane w celu rejestracji na szkolenie, prowadzenia list uczestników, zapewnienia odpowiedniej organizacji wydarzenia, komunikacji dotyczącej programu, harmonogramu i warunków uczestnictwa. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem. |
| Realizacja szkolenia i potwierdzenie udziału | Dane są wykorzystywane w celu potwierdzenia udziału w szkoleniu, przygotowania i wydania certyfikatów, zaświadczeń lub dyplomów, a także prowadzenia dokumentacji związanej z realizacją szkolenia. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy. |
| Realizacja obowiązków prawnych związanych z rachunkowością i podatkami | Dane są przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych związanych z rozliczeniami finansowymi, w szczególności wystawieniem faktur, dokumentów księgowych i podatkowych. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych z zakresu rachunkowości i podatków. |
| Zapewnienie prawidłowej organizacji wydarzenia oraz ochrona przed roszczeniami | Dane mogą być wykorzystywane w celu przygotowania materiałów organizacyjnych, prowadzenia dokumentacji szkolenia, a także w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami dotyczącymi wydarzenia. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora związany z organizacją i dokumentowaniem szkoleń oraz ochroną przed roszczeniami. |
| Utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku uczestników | W przypadku wyrażenia odrębnej zgody dane w postaci wizerunku (zdjęcia, nagrania) mogą być wykorzystywane w materiałach informacyjnych, promocyjnych i sprawozdawczych Hospicjum, takich jak strona internetowa, media społecznościowe, materiały drukowane, raporty i newslettery. Fotografie i nagrania dokumentują przebieg wydarzeń. Uczestnik może zgłosić brak zgody przed rozpoczęciem wydarzenia. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na przetwarzanie danych w postaci wizerunku. Art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych – zgoda na rozpowszechnianie wizerunku. |
| Kampanie informacyjne, rejestracja oraz komunikacja z uczestnikami wydarzeń | Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu prowadzenia kampanii informacyjnych dotyczących szkoleń, areopagów etycznych i konferencji organizowanych przez Hospicjum, obsługi procesu rejestracji uczestników oraz prowadzenia komunikacji organizacyjnej (np. potwierdzenia udziału, przypomnienia, informacje logistyczne). Komunikacja ta może odbywać się w sposób zautomatyzowany. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem (rejestracja i udział w wydarzeniu); art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnej organizacji i obsłudze wydarzeń. |
Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:
a. podmioty świadczące usługi na zlecenie Administratora, jak np. obsługa systemów informatycznych (hosting serwerów, poczty e-mail, serwis urządzeń technicznych, serwis oprogramowania, CRM oraz marketing automation), obsługa księgowa, prawna, usługi pocztowe, usługi fotograficzne oraz inne usługi wspomagające Administratora w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji celów określonych powyżej,
b. partnerom szkoleniowym lub wykładowcom, jeśli jest to niezbędne do organizacji szkolenia
c. podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa (np. organy skarbowe w zakresie rozliczeń podatkowych),
Twoje dane osobowe będą przechowywane:
a. przez okres trwania szkolenia oraz niezbędny czas po jego zakończeniu dla celów ewidencyjnych,
b. przez okres wymagany przepisami prawa w zakresie dokumentacji księgowej (zwykle 5 lat od zakończenia roku podatkowego),
c. do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z uczestnictwa w szkoleniu,
d. Wizerunek utrwalony na zdjęciach lub nagraniach będzie przetwarzany do momentu wycofania zgody lub upływu 5 lat od zakończenia wydarzenia – w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.
Jeżeli pobierasz bezpłatne materiały edukacyjne (e-booki, raporty) w zamian za newsletter
W przypadku, gdy oferujemy możliwość nieodpłatnego pobrania materiałów edukacyjnych (np. raportów, e-booków, poradników), warunkiem ich otrzymania może być wyrażenie zgody na kontakt w celach informacji marketingowych oraz o działaniach edukacyjnych i fundraisingowych. W takiej sytuacji dochodzi do zawarcia umowy o dostarczenie treści cyfrowej, w której Użytkownik w zamian za otrzymanie materiału udostępnia swoje dane w postaci adresu e-mail.
Cele i podstawy przetwarzania
| Cel | Opis | Podstawa prawna |
|
Wykonanie umowy o dostarczenie treści cyfrowej i informacji marketingowych oraz o działaniach edukacyjnych i fundraisingowych. |
Przetwarzamy Twoje dane (adres e-mail, imię) w celu dostarczenia zamówionego materiału (np. linku do pobrania) oraz realizowania wysyłki informacji marketingowych oraz o działaniach edukacyjnych i fundraisingowych, które są warunkiem otrzymania materiału |
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy o dostarczenie treści cyfrowej i informacji marketingowych oraz o działaniach edukacyjnych i fundraisingowych. |
| Marketing i analiza skuteczności | Twoje dane są wykorzystywane do informowania o naszych działaniach, zbiórkach i akcjach edukacyjnych oraz analizowania, czy wysyłane treści są dla Ciebie interesujące. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na marketingu własnych usług i budowaniu relacji z Darczyńcami/Odbiorcami. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Dane mogą być przetwarzane w celu wykazania, że usługa została zrealizowana prawidłowo (materiał został wysłany) oraz że posiadamy podstawę do wysyłki mailingu. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora. |
Odbiorcy danych
Odbiorcami Twoich danych mogą być podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora, w szczególności dostawcy systemów do wysyłki mailingu oraz hostingu, CRM oraz marketing automation.
Okres przetwarzania
Dane będą przetwarzane do momentu rozwiązania umowy, czyli do momentu, w którym wypiszesz się z Newslettera (klikając w link rezygnacji lub kontaktując się z nami). Rezygnacja z Newslettera jest równoznaczna z zakończeniem przetwarzania danych w tym celu, ale nie odbiera prawa do zachowania pobranego wcześniej materiału na własnym urządzeniu.
Newsletter, komunikacja edukacyjna i fundraisingowa
Jeżeli wyrazisz zgodę, Twoje dane osobowe (adres e-mail oraz imię i nazwisko) będą wykorzystywane w celu przesyłania newlettera oraz informacji o działaniach edukacyjnych, wydarzeniach, akcjach fundraisingowych oraz innych inicjatywach Puckiego Hospicjum pw. św. Ojca Pio.
Dane osobowe w zakresie adresu e-mail w celu wysyłki newslettera są przetwarzane na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody (art. 6 ust 1 lit a RODO).
W każdym momencie możesz zrezygnować z otrzymywania newslettera.
Rezygnacja z otrzymywania newslettera odbywa się poprzez:
- kliknięcie w link znajdujący się w treści maila zawierającego newsletter,
- kontakt z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@hospitium.org]
Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być podmioty świadczące usługi na zlecenie Administratora, jak np. obsługa systemów informatycznych (hosting serwerów, poczty e-mail, serwis urządzeń technicznych, serwis oprogramowania), CRM i marketing automation.
Dane osobowe będą przetwarzane do momentu wycofania zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych dokonanego przed jej wycofaniem.
Zautomatyzowana komunikacja (Marketing automation), profilowanie i personalizacja komunikacji
W ramach prowadzonej komunikacji edukacyjnej, fundraisingowej oraz marketingowej Administrator może stosować narzędzia marketing automation umożliwiające zautomatyzowane zarządzanie komunikacją oraz jej personalizację w oparciu o aktywność odbiorców.
Przetwarzanie danych w tym zakresie może obejmować profilowanie, polegające na zautomatyzowanej analizie wybranych informacji dotyczących korzystania z naszych usług i treści.
Cele i podstawy przetwarzania
| Cel | Opis | Podstawa prawna |
| Automatyzacja i personalizacja komunikacji | Dane osobowe są przetwarzane w celu dostosowania treści komunikacji (np. e-maili) do zainteresowań i aktywności odbiorców, w tym na podstawie informacji takich jak: otwarcie wiadomości, kliknięcie w link, pobranie materiału, historia interakcji z Administratorem. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na otrzymywanie komunikacji marketingowej; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na optymalizacji i personalizacji komunikacji. |
| Profilowanie odbiorców komunikacji | Dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu tworzenia grup odbiorców oraz segmentów zainteresowań, co pozwala ograniczyć liczbę nieistotnych komunikatów i poprawić jakość przekazywanych treści. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu skutecznej i adekwatnej komunikacji. |
| Analiza skuteczności komunikacji | Dane są wykorzystywane w celu analizy skuteczności prowadzonych działań (np. statystyki otwarć, kliknięć), co pozwala na ulepszanie treści edukacyjnych, fundraisingowych i informacyjnych. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na analizie i doskonaleniu działań komunikacyjnych. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Dane mogą być przetwarzane w celu wykazania istnienia podstawy prawnej do prowadzenia komunikacji marketingowej oraz prawidłowości realizowanych działań. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw. |
Dodatkowe informacje dotyczące profilowania
Profilowanie stosowane przez Administratora:
- nie prowadzi do podejmowania wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne,
- nie wywołuje wobec Ciebie podobnie istotnych skutków,
- służy wyłącznie lepszemu dopasowaniu treści komunikacji.
Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec profilowania, jeżeli odbywa się ono na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub wycofać zgodę na komunikację marketingową, co spowoduje zaprzestanie stosowania zautomatyzowanej komunikacji (marketing automation) wobec Twoich danych.
Odbiorcy danych
W ramach marketing automation Twoje dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi IT, CRM oraz marketing automation.
Rejestrowanie rozmów telefonicznych
W celu zapewnienia najwyższej jakości obsługi, ochrony interesów obu stron oraz realizacji obowiązków prawnych, nasze rozmowy telefoniczne mogą być nagrywane.
Nagrywamy rozmowy telefoniczne w następujących celach:
- poprawy jakości obsługi,
- ochrony prawnej w przypadku ewentualnych sporów,
- realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa,
- monitorowania i zapewnienia zgodności z naszymi regulaminami i procedurami.
Podstawą prawną nagrywania rozmów jest:
- prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – np. ochrona przed ewentualnymi roszczeniami,
- zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – jeśli wymagają tego przepisy prawa lub użytkownik chce skorzystać z określonych usług wymagających nagrywania rozmowy,
Nagrania przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji powyższych celów, jednak nie dłużej niż 1 miesiąc, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania lub nagranie jest potrzebne do dochodzenia roszczeń. W przypadku, w którym nagranie stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Sklep internetowy
Na naszej stronie prowadzimy również sklep internetowy w którym możesz dokonać zakupu oferowanych przez nas produktów. Zakupów możesz dokonywać zarówno jako „Gość” jak i po zarejestrowaniu Konta Użytkownika. Sklep działa na podstawie Regulaminu Sklepu Internetowego dostępnego tutaj: https://hospitium.org/regulamin-sklepu-internetowego/.
Dokonywanie zamówień bez rejestracji (jako „Gość”)
Dokonywanie zakupów poprzez stronę internetową nie wymaga rejestracji konta. Dokonując zakupu bez rejestracji Użytkownik zostanie poproszony o wypełnienie formularza i podanie danych osobowych, które są niezbędne do realizacji złożonego zamówienia: imię i nazwisko, dane adresowe, adres e-mail, numer telefonu.
Dane osobowe przetwarzane są w celu:
| Cel | Opis | Podstawa prawna |
| Złożenie i realizacja zamówienia (umowy sprzedaży) | Dane są przetwarzane w celu złożenia i obsługi zamówienia, przygotowania i dostarczenia produktów, kontaktu dotyczącego realizacji zamówienia, a także obsługi reklamacji i zwrotów. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy sprzedaży lub podjęcie działań przed jej zawarciem. |
| Realizacja obowiązków prawnych związanych z zamówieniem | Dane są przetwarzane w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności dotyczących podatków, rachunkowości oraz praw konsumentów. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. |
| Analizy i statystyki dotyczące sprzedaży | Dane mogą być przetwarzane w celach analitycznych i statystycznych, aby badać funkcjonowanie Strony Internetowej, popularność produktów, jakość obsługi oraz optymalizować proces zakupowy. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu analiz i statystyk. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Dane mogą być wykorzystywane w celu ochrony praw Administratora, obsługi roszczeń konsumenckich, reklamacji, zwrotów oraz dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z zawartej umowy. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie przed roszczeniami. |
| Badanie satysfakcji z dokonanego zakupu | Administrator może wysłać na adres e-mail podany przy składaniu zamówienia ankietę dotyczącą jakości obsługi lub realizacji zamówienia, w celu poznania poziomu satysfakcji oraz ulepszania usług. Ankiety są wysyłane wyłącznie w związku z zakupem (soft opt-in). | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na badaniu jakości usług i satysfakcji klientów. |
| Wysyłanie treści marketingowych (newsletter, informacje o wydarzeniach, akcjach edukacyjnych i fundraisingowych) | Jeżeli wyrazisz zgodę podczas składania zamówienia, Twój adres e-mail, imię i nazwisko będą wykorzystywane do wysyłania informacji marketingowych dotyczących działalności Hospicjum. Zgodę można w każdej chwili wycofać. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na przesyłanie informacji marketingowych. |
Dokonywanie zamówień poprzez zarejestrowane Konto
Konto oraz jego funkcjonalność zostały szczegółowo opisane w Regulaminie Sklepu Internetowego. Dokonując zakupu poprzez Konto po zalogowaniu się zostaniesz przekierowany na stronę Sklepu internetowego.
W celu dokonania zakupów za pośrednictwem Strony Internetowej przez zarejestrowane Konto niezbędne jest podanie numeru telefonu (jeżeli wcześniej nie został podany) oraz adresu dostawy.
Dane osobowe podane przez Użytkownika i zebrane podczas korzystania z zarejestrowanego Konta przetwarzane są w celu:
| Cel | Opis | Podstawa prawna |
| Złożenie i realizacja zamówienia (umowy sprzedaży) | Dane przetwarzane są w celu złożenia zamówienia, obsługi zakupu, przygotowania i dostarczenia przesyłki, kontaktu z Użytkownikiem, a także obsługi reklamacji i zwrotów. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy sprzedaży lub podjęcie działań przed jej zawarciem. |
| Realizacja obowiązków prawnych związanych z zamówieniem | Dane są przetwarzane, gdy jest to niezbędne do wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych, rachunkowych oraz dotyczących praw konsumentów (m.in. wystawienie faktur, prowadzenie dokumentacji księgowej). | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze. |
| Wysyłanie Newslettera | Jeżeli Użytkownik wyrazi zgodę, jego dane (np. imię, nazwisko, adres e-mail) mogą być wykorzystywane do wysyłania informacji marketingowych za pośrednictwem Newslettera. Zgodę można w każdej chwili wycofać. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Dane mogą być wykorzystywane w celu ochrony praw Administratora, ustalenia roszczeń, ich dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, również w zakresie procesu reklamacji. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie przed roszczeniami. |
| Badanie satysfakcji z dokonanych zakupów | Administrator może wysłać ankietę dotyczącą jakości obsługi lub zamówienia, aby poznać poziom satysfakcji Użytkownika i ulepszać świadczone usługi. Ankiety są wysyłane wyłącznie w związku ze zrealizowanym zakupem („soft opt-in”). | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na badaniu jakości usług i satysfakcji klientów. |
Płatność za dokonane zamówienie
Możliwa jest opcja płatności za dokonany zakup:
- płatność online za pośrednictwem operatora płatności internetowych.
Płatności online są obsługiwane przez zewnętrznych dostawców usług płatniczych. Administrator udostępnia tym dostawcom informacje dotyczące kwoty płatności za dokonane zakupy. Więcej informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych przez dostawców usług płatniczych znajdziesz na stronie internetowej dostawcy, z usług którego korzystasz. Dostawcy usług płatniczych są odrębnymi administratorami danych osobowych.
Rozliczenia podatku za pośrednictwem platformy PITax.pl
Dodatkowo, za pośrednictwem naszej strony internetowej istnieje możliwość rozliczenia podatku oraz przekazania 1,5% podatku na rzecz organizacji pożytku publicznego. Usługa ta jest świadczona przez zewnętrzny podmiot, który działa jako odrębny administrator danych osobowych (PITAX sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Rondo Organizacji Narodów Zjednoczonych 1, 00-124 Warszawa, REGON 021965221, NIP 8982201430). Oznacza to, że wszelkie dane podawane w ramach tej usługi są przetwarzane zgodnie z polityką prywatności tego podmiotu. Na naszej stronie znajduje się jedynie link przekierowujący do serwisu tego dostawcy i nie mamy dostępu do danych wprowadzanych w ramach procesu rozliczeniowego. Zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności usługodawcy przed skorzystaniem z tej usługi.
Więcej informacji na temat świadczenia usługi oraz przetwarzania danych przez PITax.pl znajdziesz tutaj: Dokumenty – PITax.pl
Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami
W celu ustalenia, dochodzenia i obrony przed roszczeniami Administrator może przetwarzać dane osobowe zebrane w innych celach, a niezbędne do celu określonego powyżej. Zakres danych będzie zależny od rodzaju roszczenia i zakresu usług, których roszczenie może dotyczyć. Przykładowo może to być imię, nazwisko, adres, historia korzystania z naszych usług. W uzasadnionych przypadkach dane osobowe mogą zostać w pewnym zakresie zarchiwizowane i przetwarzane dalej jedynie w celu wskazanym w niniejszym punkcie, w ograniczonym i niezbędnym zakresie.
W celu ustalenia dochodzenia lub ochrony przed ewentualnymi roszczeniami dane będą przetwarzane do czasu przedawnienia tych roszczeń. W tym celu dane zostaną zarchiwizowane, dostęp do nich zostanie ograniczony i nie będą przetwarzane w żadnym innym celu. Po upływie okresu przedawnienia dane zostaną trwale usunięte.
JAKIE PRZYSŁUGUJĄ CI PRAWA W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH
Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe przysługują Ci następujące prawa:
Prawo do wycofania zgody
W dowolnym momencie masz prawo do wycofania udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie, które miało miejsce przed jej cofnięciem.
Prawo dostępu do danych
Masz prawo do potwierdzenia, czy przetwarzane są Twoje dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, do uzyskania dostępu do nich oraz następujących informacji: cele przetwarzania; kategorie odnośnych danych osobowych; informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych; w miarę możliwości planowany okres przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu; wszelkie dostępne informacje o źródle pochodzenia danych jeżeli nie zostały zebrane bezpośrednio od Ciebie; informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, jeżeli byłoby stosowane.
Prawo do sprostowania danych
Przetwarzane przez nas Twoje dane osobowe powinny być aktualne i poprawne. Masz prawo żądać sprostowania danych lub poprawić je samodzielnie (gdy funkcja taka jest dostępna).
Prawo do usunięcia danych
Masz prawo żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących Ciebie danych osobowych. Prawo do usunięcia danych może podlegać pewnym ograniczeniom, np. ze względu na przepisy prawa (w szczególności przepisy podatkowe) lub uzasadniony interes Administratora. Jeżeli zaistnieją takie ograniczenia w odpowiedzi na żądanie poinformujemy Cię o tym.
Prawo do ograniczenia przetwarzania
Masz prawo żądania ograniczenia przetwarzania w następujących przypadkach:
a. Kwestionujesz prawidłowość danych osobowych. W tej sytuacji dokonamy weryfikacji danych i ograniczymy przetwarzanie na okres niezbędny do weryfikacji – nie dłużej niż miesiąc,
b. Przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a w zamian usunięcia zażądasz ograniczenia ich wykorzystywania;
c. Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Tobie do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
d. Wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania. Ograniczenie nastąpi do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania są nadrzędne wobec Twojego sprzeciwu
Prawo do przenoszenia danych
Jeżeli przetwarzamy Twoje dane na podstawie zgody lub na podstawie łączącej Nas umowy, masz prawo otrzymać swoje dane osobowe oraz masz prawo żądać przesłania ich do innego wskazanego przez siebie administratora, o ile jest to technicznie możliwe i o ile dane osobowe objęte prawem do przeniesienia przetwarzane są w sposób elektroniczny.
Prawo do sprzeciwu
Jeżeli dane przetwarzane są na podstawie uzasadnionego interesu Administratora lub stron trzecich, masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO
Jeżeli stwierdzisz, iż przetwarzanie danych osobowych odbywa się niezgodnie z prawem, masz prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje i tryb wniesienia skargi znajdują się pod adresem https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi.
Zasady korzystania z praw i zgłaszania żądań w związku z przetwarzaniem danych osobowych
Żądanie odnośnie do przysługujących praw należy złożyć drogą elektroniczną na adres e-mail: iod@hospitium.org
Informacji o działaniach podjętych w związku z otrzymanym żądaniem udzielimy najszybciej jak to możliwe, w każdym razie nie później niż w okresie miesiąca od otrzymania żądania. Z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, miesięczny okres może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym zostaniesz poinformowany, wraz z informacją o przyczynach opóźnienia, nie później niż w terminie miesiąca od zgłoszenia żądania.
Jeśli przekażesz swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości informacje także są przekazywane elektronicznie.
Informacje dotyczące praw i udzielenie odpowiedzi na Twoje żądania są wolne od opłat. Jeżeli jednak żądania są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, Administrator zastrzega sobie prawo pobrania rozsądnej opłaty (uwzględniającej administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań) albo odmowy podjęcia działań w związku z żądaniem.
Kontakt i zmiany Polityki
Dążymy do ciągłego rozwijania naszych usług i w związku z powyższym mogą ulec zmianie zasady przetwarzania danych osobowych. Przed wdrożeniem zmian zostaniesz o tym poinformowany.
Aktualna treść i zasady przetwarzania danych osobowych są publikowane na naszej stronie https://hospitium.org/polityka-prywatnosci/.
Jeżeli pojawią się jakieś pytania lub wątpliwości związane z Polityką lub przetwarzaniem danych to zapraszamy do kontaktu pod adresem e- mail: iod@hospitium.org